Privacy policy - Rixos

POLITIQUE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES

Toutes les données à caractère personnel collectées sur le site Internet www.rixos.com (ci-après le « Site ») sont traitées par la société Rixos Hospitality B.V. (ci-après « Rixos » ou « nous »), responsable du traitement, en conformité avec la législation applicable, en particulier la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016.

La présente Politique relative à la protection des données (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’informer toutes personnes naviguant sur le Site et/ou remplissant les formulaires contenus sur le Site et/ou réservant un hôtel sur le Site (ci-après l’(les) « Utilisateur(s) » ou « vous ») des engagements pris par Rixos afin de veiller au respect de leurs données à caractère personnel.

 En particulier, nous vous fournissons des informations sur les données à caractère personnel que nous recueillons auprès de vous, sur la manière dont nous les utilisons, les communiquons et les protégeons et, enfin, sur la manière dont vous pouvez exercer vos droits sur ces données.

1. Nature des données à caractère personnel collectées sur le Site

Rixos traite les données à caractère personnel vous concernant que vous lui avez communiquées, notamment dans les situations suivantes :

  • Lorsque vous naviguez sur le Site ;
  • Lorsque vous réservez l’un des hôtels suivants directement sur le Site : Rixos Almaty Hotel au Kazakhstan, Rixos Kadhisha Shymkent au Kazakhstan ou Rixos Bab Al Bahr dans les Émirats arabes unis (l’(les) « Hôtel(s) ») ;
  • Lorsque vous consentez à recevoir nos newsletters et autres informations marketing de notre part ;
  • Lorsque vous souhaitez entrer en contact avec nous pour nous poser une question, formuler une réclamation ou postuler à une offre d’emploi via le formulaire de contact.

Dans ce cadre, Rixos collecte et traite les données à caractère personnel suivantes :

  • Vos informations d’identification et vos coordonnées : sexe, nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, ainsi que l’âge de tout enfant concerné par une réservation faite sur le Site et, le cas échéant, l’identité des personnes concernées par une réservation faite sur le Site ;
  • Vos coordonnées de facturation : adresse de facturation, numéro de téléphone portable ;
  • Vos informations de paiement ;
  • Vos informations de candidature : CV, lettre de motivation ;
  • Les pages et sections du Site que vous avez visitées ainsi que d’autres informations relatives à votre navigation sur notre Site (voir la Politique relative aux Cookies) ;
  • Toute autre information que vous nous fournissez directement et volontairement dans le cadre de l’utilisation du Site.

Le caractère obligatoire ou facultatif des informations que vous devez compléter est généralement précisé par un astérisque dans les formulaires correspondants au moment de la collecte de ces informations. Si vous ne complétez pas les informations demandées, Rixos peut refuser de traiter votre demande.

Vous vous engagez à ce que les données à caractère personnel vous concernant communiquées à Rixos soient à jour, exactes, complètes et non équivoques.

2. Finalités et bases légales des traitements de vos données à caractère personnel

L’objectif principal de la collecte de données à caractère personnel opérée par Rixos est de vous offrir une expérience sûre, optimale, efficace et personnalisée.

Rixos s’engage à collecter et traiter vos données à caractère personnel de manière loyale et licite.

Les traitements mis en œuvre par Rixos répondent à des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Vos données à caractère personnel peuvent ainsi être traitées pour les finalités suivantes :

  • Vous fournir le service c’est-à-dire enregistrer / gérer votre réservation et son paiement.
  • Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’exécution du contrat entre Rixos et vous.
  • Répondre à vos questions ou demandes et gérer les réclamations que vous pourriez avoir : Rixos pourra utiliser les données collectées pour répondre à vos demandes relatives au fonctionnement du Site, aux services de Rixos, à vos réservations, etc.
  • Dans ce cadre, la base légale des traitements est soit l’exécution du contrat si la demande est liée à la relation contractuelle entre Rixos et vous, soit l’intérêt légitime de Rixos, et plus particulièrement son intérêt économique à satisfaire vos interrogations et à assurer un service client de qualité.
  • Effectuer des analyses statistiques, développer le Site, optimiser votre navigation et vous fournir une expérience personnalisée : des cookies peuvent être déposés sur le Site de Rixos à ces fins - pour plus d’informations, vous pouvez vous référer à la Politique relative aux cookies.
  • Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de Rixos, et plus particulièrement son intérêt économique à améliorer en permanence son Site et ses services et à vous proposer des contenus adaptés et une navigation optimale.
  • Suivre votre candidature si vous nous contactez à cet effet.
  • Dans ce cadre, la base légale des traitements est l’intérêt légitime de Rixos, et plus particulièrement son intérêt à répondre à votre candidature et à trouver des profils adaptés aux postes disponibles au sein de Rixos.
  • Vous communiquer des informations marketing : Rixos pourra vous envoyer des emails pour vous transmettre des informations sur ses activités et ses services si vous y avez consenti.
  • Dans ce cadre, les traitements sont basés sur l’intérêt légitime de Rixos, et plus particulièrement son intérêt économique à vous proposer des offres personnalisées, à mieux comprendre vos besoins et à vous proposer des services adaptés pour vous fidéliser.

Rixos pourra être amenée à utiliser les données collectées à d’autres fins, sous réserve de votre consentement préalable.

3. Conservation de vos données à caractère personnel

Rixos conserve vos données à caractère personnel pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles les données sont collectées et traitées.

Rixos peut cependant conserver vos données à caractère personnel pour une durée plus longue (sous forme d’archives) pour se conformer à des obligations légales ou pour prendre en compte les délais de prescription applicables pour faire valoir, exercer ou défendre des droits devant les tribunaux, à savoir :

  • 5 ans suivant la fin de la relation commerciale / contractuelle pour toute donnée collectée dans le cadre d’une réservation ;
  • 3 ans suivant le dernier contact avec vous pour toute donnée collectée à des fins de prospection commerciale ;
  • 10 ans pour toute donnée nécessaire à des fins de comptabilité ;
  • Jusqu’à la fin du traitement de votre requête pour toute demande / réclamation (et en conformité avec les délais de prescription applicables en cas de contentieux) ;
  • 2 ans pour les données de candidats à compter du dernier contact avec lesdits candidats, sauf consentement de ces derniers pour une durée de conservation plus longue ; au-delà, les données sont archivées pendant 4 ans ;
  • Lorsque des cookies ou autre traceurs non-nécessaires au fonctionnement du Site sont déposés sur votre terminal, ils sont conservés en conformité avec les obligations légales et recommandations émises par les autorités (c’est-à-dire pour une durée maximum de 6 mois en France).

4. Communication de vos données à caractère personnel

Rixos pourra donner un accès à vos données à caractère personnel à des prestataires pour exécuter des services relatifs au Site (notamment l’hébergement, la maintenance, le traitement des réservations et des paiements, la protection contre les risques et les fraudes, l’optimisation du Site) et pour exécuter des services d’analyse de données et de campagnes marketing. Ces prestataires n’auront accès à vos données que pour exécuter ces services et seront tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que Rixos, qui restera responsable de traitement à votre égard.

Toutes données à caractère personnel requises pour effectuer une réservation dans l’un des Hôtels proposés sur le Site seront transmises à l’Hôtel concerné. Les Hôtels sont exploités dans le cadre d'un accord de franchise ou de gestion entre le propriétaire de l'Hôtel et Rixos (ou l'une de ses filiales dans le monde). Lors de votre séjour dans l'un des Hôtels, vos données à caractère personnel seront traitées à la fois par Rixos et l'Hôtel, tous deux agissant en tant que responsables du traitement et poursuivant leurs propres finalités distinctes. Ainsi :

  • Rixos traitera vos données à caractère personnel afin de gérer le moteur de réservation du Site, qui lui permet de recueillir les données nécessaires à l'organisation de votre séjour dans l'un des Hôtels et de communiquer ces données à l'Hôtel concerné. Rixos gère également une base de données mondiale des clients qui séjournent dans des Hôtels de la marque Rixos,
  • l'Hôtel traitera vos données afin de gérer sa relation contractuelle avec vous (facturation, paiement, gestion des réservations, etc.), de mener des activités de marketing et de se conformer à ses obligations légales.

Les données relatives à vos séjours, vos préférences et votre satisfaction sont partagées entre les Hôtels opérant sous la marque Rixos. Ces données sont utilisées pour améliorer la qualité du service et votre expérience dans chacun de ces Hôtels. Dans ce cadre, vos données sont traitées conjointement par Rixos et ces Hôtels. Afin de poursuivre cet intérêt légitime, tout en sauvegardant vos droits et libertés, un accord spécifique de responsabilité conjointe décrit les obligations et responsabilités de Rixos et de ces Hôtels. Vous pouvez, à tout moment, vous opposer au partage de ces données entre les Hôtels et Rixos en nous contactant comme prévu à l'article 7 ci-dessous. Vous pouvez également demander un résumé des points clés de l'accord de responsabilité conjointe.

Vos données à caractère personnel [types de données à caractère personnel à déterminer] peuvent également être partagées avec Accor S.A., société mère de Rixos, aux fins de la gestion du programme de fidélité de Accor S.A. et/ou à des fins d'analyse. Dans ce cadre, Rixos et Accor S.A. agiront toutes deux en tant que responsables du traitement des données en poursuivant leurs propres finalités distinctes.

Rixos pourra également communiquer vos données pour se conformer à ses obligations légales, pour prévenir, détecter, enquêter sur, et prendre des mesures contre, toutes activités interdites ou illégales, toute situation menaçant la sécurité ou tout autre droit et intérêt des Utilisateurs, de Rixos ou de tout individu, et toute violation des Conditions d’Utilisation du Site. Rixos pourra également transmettre vos données à caractère personnel dans le cadre de toutes procédures judiciaires ou administratives, ordonnances des tribunaux ou mesures d’exécution demandées par les autorités compétentes. Rixos pourra enfin communiquer vos données dans le cadre d’une fusion ou acquisition de tout ou partie de Rixos par un tiers, ce que vous acceptez par la présente.

5. Transferts de vos données à caractère personnel

Les destinataires mentionnés ci-dessus à qui Rixos est susceptible de communiquer vos données à caractère personnel peuvent être domiciliés à l’étranger, y compris en dehors de l’Espace économique européen.

Rixos exigera alors de ces destinataires qu’ils prennent, conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, toutes les mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer un niveau de protection adéquat de vos données  (notamment par une décision d’adéquation de la Commission européenne, par la signature des clauses contractuelles types rédigées par la Commission européenne ou par l'US Privacy Shield - une copie de ces documents étant disponible sur demande à Rixos Hospitality B.V., Nieuwezijds Voorburgwal 104 – 108, 1012 SG Amsterdam, Pays-Bas).

6. Exercice de vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données à caractère personnel :

  • Le droit d’accès : Vous avez le droit d'obtenir (i) la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, d’obtenir (ii) l'accès auxdites données et une copie de ces dernières.
  • Le droit de rectification : Vous avez le droit d'obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes. Vous avez également le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
  • Le droit à l’effacement : Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel. Ce droit n’est cependant pas un droit absolu et Rixos peut avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites données.
  • Le droit à la limitation du traitement : Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
  • Le droit à la portabilité : Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à Rixos, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement sans que Rixos y fasse obstacle. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données à caractère personnelle est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et que ledit traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.
  • Le droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel vous concernant lorsque ledit traitement est basé sur l’intérêt légitime de Rixos. Rixos peut cependant invoquer des motifs légitimes et impérieux nécessitant la poursuite du traitement. Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection commerciale, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de ces données.
  • Le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle : Vous avez le droit de contacter la CNIL afin d’introduire une réclamation concernant les pratiques de Rixos relatives à la protection des données à caractère personnel.
  • Le droit de transmettre des instructions concernant l’utilisation de vos données après votre décès : Vous avez le droit de donner à Rixos des instructions concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel après votre décès.

Pour exercer un ou plusieurs de ces droits, il convient de contacter Rixos à l’adresse postale suivante Rixos Hospitality B.V., Nieuwezijds Voorburgwal 104 – 108, 1012 SG Amsterdam, Pays-Bas, ou par email à dataprivacy@rixos.com.

7. Nous contacter

Pour toute question ou préoccupation concernant cette Politique relative à la protection des données, nous vous invitons à nous envoyer un email à dataprivacy@rixos.com.

 

8. Modification de cette Politique

Si nous décidons de modifier cette Politique, nous publierons les modifications sur cette page et mettrons à jour la date de modification de la Politique indiquée ci-dessus. En cas de modification importante, nous vous en informerons par tout moyen jugé approprié.